A kiválasztás folyamata

Hogyan válassza ki az új munkatársat, ha nincs tapasztalata a kiválasztásban?

Az ideális új munkatárs megtalálása legtöbbször egy hosszú, és nem mindig zökkenőmentes folyamat eredménye. Különösen ma, amikor bizonyos pozíciókra nehezen találjuk meg a megfelelő jelöltet. Ráadásul nincs mindig HR-es segítség vagy kiválasztásban jártas szakember a közelben. Ön is bármikor érintett lehet, és jó, ha van némi fogalma a kiválasztásról.

Van, aki kifejezetten szeret részt venni az interjúkon, mert jó alkalomnak találja ahhoz, hogy a jelöltekkel kapcsolatot kezdjen kialakítani. Van, aki teljesen feleslegesen eltöltött időnek gondolja, és aszerint is viselkedik. És van, aki felkészületlenül sétál be az interjúra, hogy teret adjon a spontaneitásnak, engedve, hogy a HR-es, rosszabb esetben a jelölt vegye így át az irányítást.

A legtöbb vezető tudja, hogy a csapata jövőbeli sikere az új munkatárson is áll vagy bukik. Egy gyengén teljesítő, vagy nem a csapatba illő ember rengeteg energiát vesz el a többiektől. Kisebb cégeknél elviheti az éves profitot is. Egy kiválón teljesítő munkatárs viszont gyakran felér két átlagossal. Nem kérdés tehát, hogy a legjobb jelöltet szeretnénk kiválasztani. Ahhoz pedig kell némi szakértelem.

Az alábbiakban áttekintjük a kiválasztás tipikus folyamatát, és adok néhány tippet ahhoz, hogyan készítse elő a folyamatot, ha nincs HR-es segítsége vagy kiválasztásban jártas szakembere.

1. Határozza meg a lehető legkonkrétabban az elvárásait!

Egy jól felépített kiválasztási folyamat biztos alapja a pozíció pontos meghatározása. Milyen üzleti célokat kívánnak elérni a munkakörrel? Milyen eredményeket várnak az új munkatárstól az első év végére? Hogyan nevezi el a pozíciót? Ha nagyobb cégről van szó, akkor mely osztályhoz tartozik, és ki felel érte? Ezeket nevezzük munkakritériumoknak.

2. Döntse el, mi alapján értékeli majd a jelentkezőket!

Ha megvan a pozíció pontos leírása az előző pont szerint, következő lépésként foglalja össze, hogy milyen kompetenciákkal rendelkezzen az ideális jelölt. Azaz, milyen szakmai tudás, tapasztalat, készségek, viselkedésformák, hozzáállás és személyiségtípus szükségesek ön szerint a munkakör sikeres betöltéséhez.

Ha szeretné megtudni, hogy a jelölt milyen mértékben van a birtokában bizonyos kompetenciáknak, akkor olyan kérdéseket tegyen fel, amelyek múltbeli helyzetre, konkrét viselkedésre és annak az eredményére vonatkoznak. Ismerje meg a kompetenciaalapú állásinterjút, és tegyen fel –strukturáltan – viselkedésformák meglétét firtató kérdéseket.

Fontos, hogy minél pontosabban meg tudja fogalmazni az értékelési szempontokat, mert annál nagyobb valószínűséggel találja meg az önnek legmegfelelőbb jelöltet.

3. Határozza meg a kiválasztásban részt vevők körét!

Vagyis határozza meg, hogy a kiválasztási folyamat egyes szakaszaiban ki és milyen módon vegyen részt. Kérje olyan munkatársainak vagy külsős szakembernek a segítségét, akinek van tapasztalata a kiválasztásban.

Az interjúk során érdemes lesz tesztelni a csapatösszhangot is oly módon, hogy a leendő munkatárs megismerkedik azokkal a kollégákkal, akikkel – adott esetben – egy csapatot alkotva fog dolgozni. Hiszen ki kell deríteni, hogy mennyire illik a már kialakult csapatba, és mennyire egészíti ki azt.

4. Végezzen előszűrést!

A jelentkezések alapján ki kell szűrni mindazokat, akik valamilyen feltétel miatt szóba sem jöhetnek a pozícióra (pl. távoli lakhely, nem megfelelő szaktudás).

5. Első körös – telefonos – interjúk felvétele

Ezt jó, ha szakember végzi, aki a még mindig nagy számban lévő jelentkezők közül egy telefonos beszélgetés alapján kiválasztja azokat a jelölteket, akikkel érdemes személyesen is találkozni.

6. Adjon ki előzetes feladatot a jelölteknek!

Kérje meg a jelölteket, hogy végezzenek el egy „házi” feladatot. Ez abban segít, hogy könnyen és gyorsan meggyőződjenek bizonyos, a munkakör sikeres betöltése szempontjából elengedhetetlen kompetenciák meglétéről. Tipikusan pl. MS Excel, vagy egy adott programozási nyelv ismeretét szokták ilyen módon felmérni.

7. Készüljön fel az állásinterjú vezetésre!

A telefonos interjú során nagy vonalakban képet kaptak a jelöltről. A személyes találkozás ezt mélyíti tovább, és választ ad arra, hogy mennyire találják majd meg a megfelelő hangot a közös munka során, milyen munkaviszonyt tudnak majd közösen kialakítani.

Írja össze valamennyi kérdést, amit az állásinterjú(k) alatt fel szeretne tenni a jelentkezőknek. Ha több interjút is terveznek, több – a kiválasztásban részt vevő – munkatárs részvételével, akkor egyeztessék maguk között, hogy ki, melyik interjúkörben, melyik kérdést teszi majd fel. Ezzel elkerülhetik az ismétlődéseket.

Az állásinterjú-vezetés egy szakma, ami nemcsak abból áll, hogy felteszünk néhány sztenderd kérdést a jelölteknek, hanem abból is, hogy értékelni tudjuk a hallottakat és látottakat. És ez az, ami általában a legnagyobb kihívást jelenti a kezdő állásinterjú-vezetőknek. Ha gyakran vezet állásinterjút, akkor érdemes ezt profi szinten megtanulni.

8. Állásinterjú-vezetés

Készítsen jegyzeteket az állásinterjú alatt minden jelöltről. Ez nagyon fontos! Ha ezt nem teszi, könnyen előfordulhat, hogy egyszerűen elfelejti, hogy ki mit mondott. Tapasztalatból tudom, nagyon sok állásinterjú-vezetéssel a hátam mögött. Le kell jegyzetelni lehetőleg mindent.

Vannak olyan kérdések, amelyeket etikátlan, illetve jogilag aggályos feltenni egy állásinterjún. Ismerje meg, melyek a jogsértő kérdések az állásinterjún.

Vannak, akik előszeretettel alkalmaznak személyiségteszteket a kiválasztás során, mert akkor érzik magukat „biztonságban”, ha egy teszt megerősíti a jelölttel kapcsolatos tapasztalatukat. Vagy, éppen ellenkezőleg, olyasmire hívja fel a figyelmet, amit – állásinterjú-vezetői gyakorlat hiányában – nem vennének észre az interjún.

Legyünk óvatosak a tesztekkel! A legismertebb személyiségtesztek használata Magyarországon jogi és szakmai szempontból nem tisztázott. Ismerkedjen meg inkább a különböző személyiségtípusokkal, és támaszkodjon a saját meglátásaira a jelöltek megfigyelésekor. Hosszú távon hasznosabbnak találja majd, mint bármelyik személyiségtesztet.

Az általam javasolt kiválasztási folyamat természetesen eltérhet az önök esetében attól függően, hogy mekkora a vállalat, mi a HR-protokoll önöknél, vagy egyéb speciális felállás miatt.

Lehet, hogy idő- és munkaigényesnek tűnik elsőre így felállítani egy kiválasztási projektet, de hosszú távon mindenképpen megéri, hiszen mind a jelöltek, mind a munkatársak számára világos, hogy mit vár el tőlük.

Ha úgy dönt, hogy egyedül nem vág bele a kiválasztás folyamatába, akkor örömmel állok a rendelkezésére állásinterjú-tréning vagy állásinterjú-technika coaching szolgáltatásaimmal.